Kaip pagerinti užsakymų valdymą? Užsakymų valdymas nebūtina turi pareikalauti milžiniškų investicijų ar ilgalaikių projektų. Daugumą reikšmingų pokyčių galite pasiekti greitai, sukurdami vertę tiek operacijoms, tiek klientams. Svarbiausia – atskirti greitus, taktinius laimėjimus nuo vidutinio laikotarpio strateginių pokyčių. Greiti laimėjimai suteikia impulsą ir didina patikimumą, o strateginiai pokyčiai užtikrina ilgalaikį efektyvumą ir plėtrą.
Kaip pagerinti užsakymų valdymą?
Penki greiti patobulinimai per 1–2 savaites
Šie pakeitimai sprendžia akivaizdžiausias užsakymo ciklo problemas. Jie reikalauja mažai pastangų, bet sukuria didelį efektą, todėl pirmiausia verta jų imtis.
1. Centralizuokite realaus laiko atsargų matomumą per visus pardavimo kanalus.
Klientai tikisi tikslios informacijos apie prekių prieinamumą. Sinchronizuoti atsargų likučiai per e-komerciją, fizines parduotuves ir didmeninę prekybą apsaugo nuo perteklinių pardavimų ir didina klientų pasitikėjimą jūsų įmone. Net paprasta vizualizacija suteikia skaidrumo pardavimų ir sandėlio komandoms.
2. Automatizuokite užsakymų patvirtinimą ir būsenos pokyčius.
Klientui svarbu gauti patvirtinimą, kad užsakymas priimtas ir vykdomas. Automatiniai el. laiškai arba SMS sumažina rankinius procesus ir pagerina klientų patirtį. Moderni užsakymų valdymo sistema šias funkcijas įgyvendina be sudėtingos konfigūracijos.
3. Taikykite automatinį rezervavimą užsakymo pateikimo metu.
Nesamo likučio pardavimai lemia užsakymų atšaukimus ir tai mažina klientų pasitikėjimą jumis. Automatinis rezervavimas užtikrina, kad atsargos likučio užblokavimas įvyksta iš karto ir nėra parduodama ta pati prekė dviems klientams. Tai paprasta ir efektyvu bet kurioje šiuolaikinėje užsakymo valdymo sistemoje.
4. Standartizuokite grąžinimo priežastis ir automatizuokite grąžinimo į sandėlį taisykles.
Prekių grąžinimai sukelia nematomą chaosą. Fiksuojant priežastis (brokas, netinkamas dydis, pavėluotas pristatymas) galima analizuoti tendencijas, o automatizuotos grąžinimo į sandėlį taisyklės leidžia tvarkingai perduoti prekes atgal į sandėlį. Tai didina atsargų valdymo tikslumą.
5. Sudarykite kasdieninę išimčių suvestinę prioritetiniams SKU.
Užuot „gesinus“ atsitiktinius gaisrus, dėmesį sutelkite į TOP paklausos arba aukštos maržos prekes. Greita automatizuota ataskaita apie vėluojančius užsakymus ar trūkstamas atsargas padeda išvengti didžiausių klientų nepasitenkinimo ženklų.
Kodėl greitis patobulinimai svarbūs?
Jie kuria dviejų rūšių vertę:
- Klientams: pašalinami pagrindiniai jų nepasitenkinimo šaltiniai – vėluojantys pranešimai, pardavimai nesant likučio, ilgi ar neaiškūs grąžinimai.
- Operacijoms: Sumažėja kasdieninė rutininių problemų našta – komandos gali koncentruotis į svarbesnius strateginius patobulinimus.
Greiti patobulinimai sustabdo „kraujavimą“ – organizacija stabilizuojasi, ir tvirtas pagrindas leidžia pereiti prie didesnių struktūrinių pokyčių.
Vidutinio laikotarpio pokyčiai (1–6 mėnesiai)
Kai greiti patobulinimai atlikti, verta judėti į didesnius strateginio efektyvumo pokyčius.
- Atsargų likučių planavimas
Daugelis maišo užsakymų valdymą su atsargų likučių planavimu. Pirmasis dažniausiai susijęs su klientų užsakymų valdymu. Tuo tarpu antrasis – atsargų papildymo užsakymų siuntimas tiekėjas. Prie viso to dar prisideda ir pats atsargų planavimas, t.y. kiek ir kokių prekių turėti sandėlyje. Per dideli kiekiai – įšalado apyvartines lėšas ir užima sandėlio vietą. Per maži likučiai lemia trūkumus ir pratastus pardavimus. Tinkamą atsargų likučių planavimą užtikrina atsargų valdymo sistemos, kurių planavimo algoritmai pagrįsti realaus suvartojimo duomenimis. Tai pakankamai didelis pokytis, jei anksčiau neturėjote atsargų valdymo sistemos.
- Užsakymų vykdymo maršruto parinkimas, pagal atstumą ir kaštus
Protingas maršrutų parinkimas trumpina pristatymo laiką ir mažina logistikos kaštus. Užsakymo valdymo sistemos, kuriose įdiegtos atitinkamos taisyklės, pagal kurias parenkamas atstumas, vežėjo kainos, sutarčių tarp paslaugų teikėjo ir kliento valdymas, leidžia sutaupyti ir didina klientų pasitenkimą.
- Tiekėjų patikimumo stėbjimas
Tiekėjai daro tiesioginę įtaką užsakymų patikimumui. Tiekėjų patikimumo (pristatymo laikas, užsakymų užpildymo kokybė ir pan.) rodiklis tampa derybų įrankiu ir padeda pastebėti, kur reikia diversifikuoti tiekėjus. Taip ilgainiui stiprinamas tiekimo atsparumas.
Pokyčių prioritetų nustatymas
Ne visi pokyčiai vienodai svarbūs. Panaudokite paprastą 2×2 matricą:
- Didelis poveikis + mažos pastangos: imkitės pirmiausia – greičiausiai gausite realią naudą.
- Didelis poveikis + didelės pastangos: planuokite ir diekite etapais.
- Mažas poveikis + mažos pastangos: įgyvendinkite tik jei yra pakankamai išteklių.
- Mažas poveikis + didelės pastangos: atsisakykite arba nukelkite į šalį.
Svarbiausia – koncentruotis į tuos pokyčius, kurie mažina matomus klientų nusiskundimus (vėluojančios siuntos, neteisingos atsargos, prasta komunikacija). Jie tiesiogiai veikia lojalumą ir pajamas.
Ilgalaikės transformacijos pagrindai
Kelias į pasikeitimus yra ilgas, tačiau jis turi būti nuoseklus. Pirmiausiai pradėkite nuo mažų patobulinimų, kurie leis greitai pagerinti pačias silpniausias jūsų užsakymų valdymo spragas. Tuomet klientai pamatys jūsų tobulėjimo progresą ir pasiliks pas juos, užuot išėję pas konkurentus. Taip pat sumažinsite rankinio darbo, kuris tikriausiai vargina jūsų komandas. Taigi ir įmonės viduje įvyks teigiami pokyčiai ir padidės motyvacija ir įsitraukimas prieš ateinačius didesnius pokyčius.
Užtvirtinus juos, laikas rimtesniems ir sudėtingesniems pokyčiams, kurie dažniausiai turi būti diegiami etapais, testuojami ir tik tada paleidžiami pilnai, tai atsargų likučių planavimas, užsakymų maršrutų nustatymo automatizavimas ir kt. Naudinga pasidomėti: praktinis gidas renkantis užsakymų valdymo sistemą.